7 الإجابات المحافظة على الوثائق اختصار الورقيات للحد الأدنى وبالتالي أماكن حفظها... بالنسبة لي فإنني أرى أن الأرشفة الإلكترونية تسرع من عمل مسؤول الأرشيف بحيث أنها تساعده على الدقة في التنظيم والبحث. وبالنسبة للشركة فإنها توفر كثيرا من الجهد وتخفف من عدد الموظفين وتسرع من الأداء وتوفر أيضا في كلفة الورقيات وتفيد في أنها آمنة من التلف والضياع وأيضل في حال حدوث كوارث فإنها تبقى محفوظة إذا تم عمل أكثر من نسخة في مناطق مختلفة ولا تتلف كالورقيات.
الضغط على قائمة ملف (File)، ثمّ الضغط على خيار ضغط المجلّد (Compress folder)، ليتم بذلك ضغط الملف وتوفير المساحة على القرص. أرشفة البيانات في الفيسبوك وتويتر يُمكن للمُستخدمين أرشفة البيانات الخاصّة بحساباتهم على الفيسبوك أو تويتر، من خلال اتّباع الخطوات الآتية: [٢] الأرشفة في فيسبوك: تسجيل الدخول إلى حساب الفيسبوك المطلوب أرشفة بياناته. الضغط على خيار الحساب (Account)، ثمّ الضغط على خيار إعدادات الحساب (Account Settings). الضغط على خيار تنزيل معلومات الحساب (Download Your Information). الأرشفة في تويتر: تسجيل الدخول إلى حساب تويتر المطلوب أرشفة بياناته. ماهي الارشفة الالكترونية. الضغط على خيار الحساب (Account). الضغط على خيار طلب الأرشيف الخاصّ بك (Request your archive). الفرق بين الأرشفة والنسخ الاحتياطي تتشابه عمليّة الأرشفة (archive) مع عمليّة النسخ الاحتياطي (backup) للملفات إلى حدٍ كبيرٍ، إلا أنهما تختلفان في استخدام البيانات؛ حيث إن البيانات المؤرشفة هي البيانات التي لا تُستخدم بشكل مُنتظم، ولكن لا يرغب المُستخدِم في حذفها، لذلك يتم نقلها إلى جهاز تخزين مُنفصل للاحتفاظ بها على المدى الطويل، ويُمكن الوصول إليها عند الحاجة، ولكن ليس بنفس سهولة النسخ الاحتياطي الذي يتم فيه أخذ نسخة من البيانات التي تُستخدم بانتظام، ويتم الرجوع إليها عند فقدان النسخة الأصليّة من البيانات.
عيوب الصيرفة الالكترونية [ عدل] ان من عيوبها انه يمكن اختراق حسابك ويوجد بعض الأماكن تمنع من تسجيل للدخول فيها ويوجد أيضا مخاطر تشغيلية ومخاطر استراتيجية.
مرحلة اختيار البرمجيات: وتشمل التجهيزات الالية والبرمجيات المختصة بالتصرف الإلكترونى في الوثائق والمنظومات وقواعد البيانات اللزمة ووضع الحقول المناسبة اختيار أدوات البحث وإعداد التقارير المطلوبه... إلخ. مرحلة إعداد قواعد البيانات: وتتمثل في أعداد قواعد للبيانات التي ستتضمنها حفظ ومعالجة الوثائق الإلكترونية. ثانيا: المراحل التنفيذية للأرشفة الألكترونية [ عدل] وتشمل المراحل التالية: مرحلة تحضير الوثائق والملفات مرحلة التصوير الضوئى مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة مرحلة الفهرسة مرحلة إعداد الملفات مرحلة الحفظ والخزن مرحلة الاطلاع على الأرشيف الألكترونى أولا: مرحلة تحضير الوثائق والملفات: استبعاد الأوراق المكرره والتي لن يتم أرشفتها. تصوير بعض الوثائق القديمة يدويا حتى نستطيع تصويرها ضوئيا. إزالة الدبابيس الموجودة على الوثائق. مهارات التوثيق والأرشيف الإلكتروني وميكنة وحفظ الوثائق المتكاملة. فصل الأوراق إلى مجموعات حسب الحجم أو التي تحتوى على ألوان أو التي تحوى بيانات على الوجهين... إلخ. وضع علامات مميزه على الوثائق وتسهيل عملية تجميعها كما كانت قبل التصوير الضوئى. ثانيا: مرحلة التصوير الضوئى: تتم عملية التصوير الضوئى للوثائق التي تم تحضيرها سابقا بواسطة أجهزة المسح الضوئى المناسبة لحجم الوثيقة ووضوحها، وعملية التصوير الضوئى هي الخطوة الأولى لتحويل الملفات الورقيه إلى ملفات إلكترونية يتم تخزينها على أجهزة الحاسب الإلى.