فهل تعتقد أنهم سيأخذون هذه الرحلة معك إذا كانت كل الإثارة التي يمكنك تقديمها لهم هي "ممم، شكراً لوجودي هنا.. سعادة رئيس اللجنة يلقي كلمة في افتتاح ورشة العمل حول –(الرؤية المستقبلية لمركز الأمم المتحدة للتدريب والتوثيق لجنوب غرب آسيا والمنطقة العربية في مجال حقوق الإنسان) – NHRC. أنا لست متحدثًا قوياً"؟ ، بالتأكيد لا، فإن مقدمة خطابك لها هدف واحد: إقناع الجمهور بإعطائك أغلى موارده وأندرها - وقته واهتمامه - في الدقائق القليلة القادمة، لا تحتاج المقدمة منك أن تحل مشكلة السلام العالمي أو أن تبدو عميقاُ في حديثك مثل شكسبير، بل الأهم هو أن تقنع مستمعيك بأنك شخص يستحق الاستماع إليه. جمل افتتاحية وهناك عدد لا حصر له من الخيارات التي يمكنك تقديم كلمة افتتاحية اجتماع عمل خطابك بها: «اقتباس ، سؤال عميق»، أو أن تقول «أود أن أخبركم قصة» فمن منا لا يريد أن يستمع إلى قصة؟، ففي الواقع ، يجب أن تكون لكل افتتاحية قصة، سواء كانت القصة ضمنية أو صريحة، لأن كل خطاب جيد له قصة واحدة على الأقل. مقدمة اجتماع عمل مثل ستيف جوبز ستيف جوبز هو أحد أهم رجال الأعمال الأمريكيين وهو مؤسس شركة أبل، عندما قرر أن يُلقي إحدى أشهر خطاباته أثناء حضوره لحفل تخرج جامعة ستانفورد عام 2005، حيث استخدم «جوبز» في كلمة افتتاحية اجتماع عمل خطابه جملة بسيطة حصل بها على انتباه جميع الحضور. « أنا فخور أن أكون معكم اليوم بمناسبة تخرجكم من واحدة من أرقى الجامعات في العالم.
السادة الضيوف الأكارم: إن دول المنطقة تتابع الخبرة التي توصلت إليها تركيا في موضوع الحكومة الالكترونية، سواء على صعيد الخبرات المتراكمة لمدراء و مخططي المشاريع والخبرة المطلقة في القطاع العام أو على صعيد المستوى الذي وصل إليه قطاعنا الخاص والذي أثبت نجاحه في مجال تطوير البرامج. كما إن بعض برامجنا المتعلقة بالحكومة الالكترونية قد لاقت تقديرا على المستوى الأوروبي وبدأت مشاريعنا تحصد جوائز دولية. إن تطوير أي مشروع لحكومة إلكترونية و تشميله على مستوى الدولة يتطلب جهدا يتجاوز العشر سنوات. تتضمن هذه الجهود وجود العشرات من مدراء المشاريع و جهود المئات من طواقم العمل ضمن المشاريع و إنفاق ملايين الدولارات من أجل البرامج و المعدات وبكل تأكيد الأخطاء التي من الممكن وقوعها و ما ينتج عنها من مصاريف. فيما يلي خيارين من اجل تحقيق هذه المشاريع التي تتطلب مئات الملايين من الدولارات في مكان آخر. 1- اكتشاف العجلة مجددا أي بما معناه بذل نفس الجهود والوقت والمال. كلمة افتتاحية اجتماع خزانات. 2- نقل الخبرات المتراكمة من قبل صاحبها إلى الجانب الآخر. عندما نتحدث عن إعادة إنشاء الخبرات الناجحة في بلد آخر فهذا يعني نقل العناصر المادية ( hard) و غير المادية.
في عام 1994، اجتمع أربعة من كبار التنفيذيين في شركة بيكسار لإنتاج أفلام الرسوم المتحركة في أحد المقاهي المريحة حيث وقع عليه الاختيار لعقد غداء عمل مطوّل لتبادل مجموعة من أفكـار الأفلام التي من الممكن أن تنتجها الشركة الوليدة وقتئذ. كانت ثمرة هذا الاجتماع ميلادا لأفكار مجموعة من أعظم أفلام الأنيميشن على الإطلاق، مثل فيلم " Wall E " و" A Bug's Life "، و" Monsters Inc "، و" Finding Nemo ". صحيح أن المقهـى الذي عُقد فيه الاجتماع أُغلق فيما بعد، لكنّ السينمائيين ما زالوا يُطلقون على هذا الاجتماع بأنه "غيّـر صناعة الأفلام إلى الأبد". (1) في الوقت الذي كان فيه اجتماع واحد فقط مثالا لعلامة تحوّل كبرى في تاريخ شركة ناشئة تحوّلت إلى شركة عملاقة في الإنتاج الفني، فإن الملايين من الشركات تعقد اجتماعات دورية لموظفيها ولمديريها التنفيذيين بدون أي نتائج تُذكـر، على الرغم من كفاءة أطقمها الوظيفية والإدارية. والسبب الرئيس في ذلك هو عدم كفاءة إدارة الاجتماعات في الشركات، فيتحول الاجتماع من خطة لعصف الأفكار ووضع المنهجيات التنفيذية إلى ما يقرب جلسة دردشة عامة. كلمة افتتاحية اجتماع عمل. هنا، نستعرض مجموعة من أهم المبادئ العامة التي ينبغي اتّباعها لجعل الاجتماعات الوظيفية أكثر كفاءة، سواء كان هذا الاجتمـاع واقعيا في مقر الشركة أو افتراضيا عبر الإنترنت.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته. أخوكم/ رئيس مجلس الإدارة
إذا عُقدت اجتماعات دورية بلا جدوى، فستكون الاجتماعات من أكثر الأشياء المكـروهة لدى الموظفين، وغالبا ما سيعتبـرونها إضاعة للوقت. كقاعدة، الاجتماعات التي يحضرها عدد كبير من الموظفين هي اجتماعات فاعليتها وتأثيرها أقل بكل تأكيد. كلمة افتتاحية اجتماع عزل خزانات. وعدم الفاعلية هنا لا يسري فقط على الموظفين الذين حضروا الاجتماع كمستمعين، بل على المسؤولين كذلك والمديرين الذين يقودون الاجتماع. بالنسبة للمدير الذي يقود الاجتماع فإن لغـة الجسد التي يستعرضها أمام الموظفين تقل فاعليتها كلما زاد عدد الموظفين في الغرفة، ويصعب عليه جدا إيصال كافة الأفكـار إلى كافة الموظفين القادمين من قطاعات مختلفة، باعتبار أن النقاط التي يذكرها في الغالب تكون عامة للغاية ولا تهم كل الحاضرين. أما بالنسبة للحاضـرين أنفسهم، فشعـورهم بأن عددهم كبيـر يقلل من مستوى التركيز بشكل حاد، كما يزيل من عليهم عبء الاهتمام بالمشاركة في الاجتماع أو توارد الأفكـار، وبالتالي يكون وجودهم في الاجتماع أقرب للمشاهدين وليس للمشاركين والمساهمين. لذلك، أفضـل الاجتماعات التي يُمكن أن تُعقد يحضرها عدد محدود ما بين 5 – 7 أشخاص بالمتوسط، وبالتالي يكون أمام كل فرد من حاضري الاجتماع الفرصة للمشاركة وطرح أفكاره أثناء فتـرة الاجتماع التي تستمر في المتوسط لمدة 60 دقيقة.