كتابة خطاب رسمي أهم الأهداف التي يجب التركيز عليها في كتابة الخطاب أهم النقاط التي يجب التركيز عليها للحصول على خطاب مميز أهم الأخطاء التي يجب تجنبها عند كتابة خطاب رسمي الخطابة كتابة خطاب رسمي يهتم الكثيرون بمعرفة طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة رسمية ما، لذلك نتناول هذا الموضوع موضحين أهم النقاط التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند كتابة الخطاب الرسمي. أهم الأهداف التي يجب التركيز عليها في كتابة الخطاب هناك هدفان هامان أساسين يجب أن يركز عليهم كاتب الخطاب وهما: خلال الخطاب يجب أن يوضح معلومات جيدة بشأن الموضوع المكتوب عنه. يجب أن يشعر القارىء بانطباع جيد بعد سماع الخطاب. أهم النقاط التي يجب التركيز عليها للحصول على خطاب مميز ربط الأفكار المراد التحدث عنها مع بعضها البعض حتى لا ينساها الخطيب وكتابة أفكار محددة رئيسية يندرج تحتها أفكار فرعية. عند كتابة الخطاب يجب البعد عن الكلمات الغير مؤثرة والحشو الزائد وكتابة الأفكار بطريقة مرتبة وسهلة لدى القارىء. طريقة كتابة خطاب رسمي. يجب على الكاتب تعريف الإسم حتى يتسنى للقارئ معرفة هوية الكاتب، كما يجب كتابة الجهة المستلمة للخطاب. يمكن للكاتب الاستعانة ببرامج البريد الإلكتروني لكتابة الخطاب وتوجيه إلكتروني لبعض الجهات التي لديها بريد إلكتروني وهذا يعمل على توفير الوقت.
موضوعي: ترتب المعلومات وفقاً لموضوع كلٍ منها. سببي: أي تُظهر سبب كل معلومة والنتيجة المرتبطة بها. كيف اكتب خطاب رسمي. المهم أن تكون دقيقاً في معلوماتك وبياناتك، ويمكنك زيادة الدقة من خلال تقديم أمثلة وأدلة أو إحصائيات لدعم نقطة ما بدلاً من تقديم خطاب غامض وغير موثوق، واحرص على استخدام جمل قصيرة؛ فمن الأسهل تذكر الجمل القصيرة، ممّا يخفف من شعورك بالارتباك أثناء تقديم خطابك. [٤] [٦] كتابة خاتمة الخطاب: احرص على إعادة أبرز النقاط التي تمّ عرضها في جسم المقال في الخاتمة، وأنهِ الخطاب ببيان مُتقن يلخّص الفائدة من الخطاب. [٤] مراجعة الخطاب وتدقيقه يجب عليك مراجعة الخطاب بعد الانتهاء من كتابته وتدقيقه، ويمكنك الاستعانة بأحد الأصدقاء الموثوقين والزملاء أصحاب الخبرة والكفاءة لقراءته، وتزويدك بأهم الملاحظات حوله، وتقديم وجهة نظرهم الخاصة حول الخطاب، فذلك يساعدك على تحسين الخطاب وتجاوز الأخطاء التي قد تكون وقعت بها خلال الكتابة. [٣] نصائح لكتابة خطاب رسمي فيما يلي بعض النصائح التي قد تزيد من فرصة تقديم خطاب بجودة عالية: [٤] [٦] تجنب طرح الكثير من المعلومات داخل الخطاب، إذ إنّ تلقي كمية معلومات كبيرة جديدة خلال لحظات قد يسبب الإرباك والتشتت للجمهور، حيث سيجدون صعوبة في استيعاب كل تلك المعلومات، لذا احرص على التركيز على فكرتين أو ثلاثة فقط في خطابك، فذلك يزيد من فرصة الاستفادة منه.
في ثقافتنا العربية بالتحديد يجب التوجه للمرسل إليه في السياقات الرسمية بلقبه، مثل: دكتور أو السيد مدير مجلس الإدارة.. إلى آخره، بالإضافة إلى اسمه الثنائي. لا تستعمل الاسم الأول فقط في التحيةِ إلا إذا كنت على معرفة جيدة للغاية بالطرف الآخر وكان من نفس مستواك الوظيفي. على سبيل المثال: "عزيزي الدكتور محمد الشرقاوي" أو "عزيزي الأستاذ محمد أبو طالب، مدير شركة الشرق". [٣] إذا كُنت على دراية باسم المُرسل إليه ولكن غير مُتأكد إذا كان ذكرًا أم أنثى، كما في بعض الأسماء، يُمكنك مُخاطبته أو مُخاطبتها بالاسم الكامل، بعد وضع اللقب المناسب أو اختصاره، والتحدث إليها بضمير الجمع (سيادتكم.. حضرتكم.. إلى آخره). على سبيل المثال: "إلى د/عصمت الرافعي". 4 اختم تحيتك بوضع نقطتيْن رأسيتيْن. تختلف الخطابات الرسمية عن غير الرسمية التي تختم فيها التحية بفصلة، مثل: "عزيزي السيد عبد الله الطيب"، بينما يتم ختام التحية في الخطابات الرسمية بوضع نقطتيْن رأسيتيْن كالآتي: "عزيزي السيد حسين:" أو "عزيزي رئيس التحرير:". [٤] 1 اعتمد على التحيات العامة في حالة عدم التأكد من هوية مُستلم الخطاب. تُعد التحيات العامة أمرًا مقبولًا لمن يتسلم الخطاب ومن أمثلتها "إلى من يهمه الأمر:" في حالة كان الخطاب غير موجه بالاساس إلى شخص بعيْنه أو في حالة إرسال الخطاب لعدد من الأشخاص.