ذات صلة صفات السكرتير الناجح مهارات السكرتارية التنفيذية السكرتارية تعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (Secretary)، هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المنشأة، وتعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات، والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية. إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، ويعود ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا، فيهتم الأفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية، مع التميز بالأمانة، والمصداقية في العمل، والقدرة على القراءة، والكتابة كشرط أساسي من شروط الحصول على هذه الوظيفة. أما اسم سكرتارية فهو معربٌ من الكلمة الأصلية Secretary، والتي تم اشتقاقها من مصطلح Secret، ومعناها السر، للإشارة إلى أهمية هذه الوظيفة، حيث تكون مسؤولة عن متابعة كافة الأوراق، والمستندات، والوثائق المرتبطة بالعمل قبل وصولها إلى المدير، أو المسؤول عن الإدارة، ومع التطور الزمني صار من الضروري وجود وظيفة السكرتارية في أغلب منشآت العمل، مثل: المؤسسات، والشركات، والعيادات الطبية، ومكاتب المحاماة، وغيرها.
2علاقة وظيفة التنظيم بالسكرتارية: تهتم وظيفة التنظيم عادة بتوزيع الأعمال وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات الخاصة بالأفراد حيث تصبح أساسا لعلاقات العمل بين الأفراد والأقسام المختلفة سواء كان التنظيم رسميا أو غير رسمي، والسكرتير في الواقع العملي يمارس هذه الوظيفة فبعض السكرتاريين يشرف على مجموعة من الأفراد في مجال الطباعة والنسخ وأعمال التصوير والاتصالات وغيرها. مستقبل دبلوم السكرتارية الطبية بحائل. 3علاقة وظيفة التوجيه والإشراف بالسكرتارية: تهدف وظيفة التوجه والإشراف إلى تذليل العقبات والصعاب التي تواجه الأفراد في مختلف العمليات التنفيذية للعمل ، ويلعب السكرتير دورا بارزا في تقريب وجهات النظر بين القياديين وموظفيهم من ناحية وبين القياديين والموظفين والمتعاملين مع المنظمة من ناحية أخرى. 4علاقة الرقابة والمتابعة بالسكرتارية: إذا كانت الرقابة أو المتابعة تعني التأكد من أن الأعمال تتم وفقا للخطط المرسومة مع تعديل الانحرافات إن وجدت. فإن السكرتير يستطيع من خلال تقييم عمله معرفة الصعوبات والأخطاء التي حدثت أثناء تأديته لعمله والاستفادة من ذلك تلافيا لها في المستقبل. وهناك بعض الوظائف الإدارية ووظائف المنظمة الأخرى ذات العلاقة والارتباط بعمل السكرتير بل إنه في حقيقة الأمر يعد أحيانا ممارسا لها وإن كانت بدرجات متفاوتة ومنها وظيفة اتخاذ القرارات ووظيفة التنسيق ووظيفة إدارة الأفراد ووظيفة الإدارة المالية ، ولا يمكن لهذه الوظائف القيام بدورها بفعالية وكفاءة بدون ممارسة وظيفة الاتصال داخل إدارات المنظمة ونظرا لأهمية هذه الوظيفة)الاتصال( بالنسبة للسكرتارية فسنتناول هذه الوظيفة بتفصيل أكبر لاحقا بإذن الله في موضوع آخر.
التواصل مع الأقسام المختلفة، والتأكد من تنفيذ القرارات الإداريّة بالشكل المتّفق عليه. تقديم التقارير الدورية للمدير عن متابعة العمل والعاملين، وخاصة الموظفين الجدد، والتأكد من سير أعمالهم بالطريقة الصحيحة، ومدى فعاليتهم في أداء عملهم. عرض الاقتراحات والشكاوي المقدمة من الموظفين والدوائر المختلفة على المدير. إعداد المراسلات، والتقارير اليوميّة من خلال تحرير النصوص المكتوبة، وطباعتها. إعداد الترتيبات اللازمة للرحلات التي يقوم بها المدير من حجوزات، وترتيبات، وغيرها من الأمور. تحضير الأمور المتعلقة بالزوار، والعملاء، وكبار الضيوف الوافدين إلى المنشأة. تنظيم الاجتماعات، عن طريق حجز القاعات، ودعوة المشاركين، وتحضير مادة العرض، واستقبال المشاركين في يوم الاجتماع. التعاقد مع الشركات المختلفة، كشركات الشحن والنقل. مستقبل دبلوم السكرتارية الطبية الحيوية. إعداد تقارير المصاريف بشكلٍ دوري للمدير، ومحاولة التخلّص من السلف. متابعة أجندة وجدول أعمال المدير. #ملحوظة مصدر المعلومات بالأعلي من موقع موضوع مهام مدير المكتب → تنظيم العمل بالمكتب. تحديد اوقات المقابلات مع المدير وفقا لجدول الاعمال. تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الادارة. استقبال جميع الرسائل والفاكسات والمكالمات وعرضها على المدير فى الاوقات المناسبة.