تزداد الحاجة إلى المساعد الإداري مع زيادة التعقيد في بيئات العمل، خاصة أن المختصين بهذا المنصب الوظيفي يؤدون أعمالًا صغيرة أو تبدو بسيطة لكنها، إن لم تُنجز، فسوف تعطل أولئك الذين يتولون المناصب الإدارية العليا. إن الهدف من وجود المساعد الإداري هو العمل على تقديم الدعم والمعونة لمن يقدمون لهم المساعدة، أو يقومون بالأعمال لصالحهم، وهو (أي المساعد الإداري) التجلي الأمثل لفكرة التفويض في العمل؛ لا يجب أن يقوم كبار المدراء والتنفيذيين بكل المهام، وإنما يجب أن يفرّغوا أنفسهم للأهم، ومن هنا تنبع أهمية المساعد الإداري. وعلى هذا النحو، يمكننا نمذجة المهام الوظيفية التي نمارسها في مكان العمل وفق نحوين: مهام أساسية، وهي تلك التي لا يصح العمل من دونها، والتي تتعلق بالتخطيط والاستراتيجية، علاوة على جذب العملاء، ورفع معدلات المبيعات. أما النوع الآخر فهو المهام المساعدة أو المكملة، وهي تلك التي عادة ما توكل إلى المساعد الإداري، ويكون الهدف منها التسهيل والدعم، وتيسير تعقيدات بيئة العمل المختلفة. اقرأ أيضًا: كيفية اجتياز مقابلة العمل.. المساعدين الإداريين : معلومات عن النظام الاساسي الخاص بهم من مهام و توظيف و ترقية و الدرجات. تخطي المرحلة الصعبة مهام المساعد الإداري يتولى المساعد الإداري، في الغالب، المهام الروتينية والمتقدمة للمهنيين الآخرين؛ حيث يتولون، على سبيل المثال، تنظيم الملفات، وإنشاء المراسلات، وإعداد التقارير والمستندات، وإدارة التقويمات لجدولة المواعيد، وفرز البريد، وإعداد الفواتير وتقديم الدعم العام للموظفين.
- ينمي مهارات تمكن المتدرب على الوصول لعلاقات تجارية مهمة والحفاظ عليها من خلال تدريبه على الاعتماد على ذكائه العاطفي. - تعلم المتدرب أساليب وطرق في إدارة العمل وتنظيمه، والصيانة إن لزم الأمر، فهي تهدف إلى زيادة الانتاج والأرباح للشركات. - تدرب على مهارات وخبرات إضافية ترفع من مستوى العمل وتحل مشاكل التوتر وغيرها. - تقدم كفاءات متنوعة للمتدرب ومنها: أ - التدريب على التفكير الاحترازي المسبق. ب - التدريب على بناء وتطوير واصلاح الأنظمة. ج - التدريب على مهارات حديثة تحقق تواصل جيد مع الأخرين. د - التدريب على الاهتمام وبشكل كبير في تقديم الخدمات للعملاء. مهام المساعد الإداري pdf. 5- دورة الدعم الإداري: تهدف هذه الدورة إلى التعريف بكل مهام ووظائف المساعدين الإداريين، فقد تخطى مفهوم المساعد الإداري بما هو متعارف من أعمال إدارية وسكرتارية، فأصبح لدينا في ظل هذه التطورات مفهوم جديد للمساعد الإداري تحرص هذه الدورة على نشره، حيث تعددت مهامه من خلال توظيفه في مهام ابداعية في مجال إدارة المكاتب من أرشفة، وجدولة، واتصالات، وتنظيم اجتماعات ومقابلات، وتحضير محاضر ،وتنظيم الأجور والرواتب، والعلاقات مع الموظفين الأخرين وغيرها، تقوم هذه الدورة بتحديد مهام وأعمال المساعد الإداري والتدريب عليها.
يقوم المساعد الإداري أيضًا بمتابعة الموظفين الجدد الذين يعملون معه في نفس المكتب ويقوم بالإشراف على تدريبهم. القدرات التنظيمية فالمساعد الإداري الناجح يستطيع أن يقوم بعدة أدوار في وقت واحد؛ فهو له قدرة كبيرة على تنظيم الأفكار، واحترام الوقت واستغلاله بأحسن فرصة ممكنة. المســــــــــــاعد الاداري في المدرسة: مهام المساعد الاداري حسب الدليل التنظيمي. العمل بوظيفة المساعد الإداري قد يكون من الأعمال المملة بالنسبة لشخص، وقد يكون من الأعمال الممتعة لشخص آخر، وذلك يتوقف على مكان العمل نفسه وعلاقة الموظف بزملائه أو أصحاب العمل. العمل بهذه الوظيفة يمكن أن يكون منتهى طموح شخص، ويمكن أن يكون دفعة لشخص آخر لزيادة معلوماته وإمكانياته الوظيفية للتدرج ويتعامل مع وظيفته باحترام مما يدفع الآخرين لاحترامه. إلى هنا نكون قد قدمنا لكم هذا المقال عن تعريف المساعد الإداري وواجباته كاملة وكافة المهارات الخاصة به، والتي يجب أن توافر فيه حتى يحقق النجاح الذي يطمح إليه بصورة كبيرة.