سادسًا: المقدمة ؛ وهي التي يشرع فيها الموظف بالبدء بعبارات الشكر والتقدير والامتنان، على ما يقوم به هذا المدير من اهتمام وتقدير للموظف؛ وذلك من خلال تقدير الظروف، والإحساس بالمعاناة القائمة، مع التمنيات له بدوام التوفيق والسداد في جميع أعماله المناطة به. مثال ذلك: (في البداية أتقدم ألى سعادتكم أجمل عبارات الشكر والتقدير، مضمخة بأريج المودة والاحترام الكبير لشخصكم الفاضل؛ لما تقدمونه من رعاية واهتمام وتعاون لجميع الموظفين تحت إدارتكم وتوجيهاتكم، مع التمنيات لكم بدوام التوفيق والسداد في جميع أعمالكم). سابعًا: البدء في كتابة المحتوى ومضمون الخطاب؛ والذي يكون بالتعريف عن نفسك في أو سطر وذلك من خلال كتابة الاسم الكامل، ومسماك الوظيفي، والقطاع الذي تعمل فيه، بدون الغوص والتعمق في التفاصيل. ثامنًا: كتابة حاجتك وطلبك الذي تقدمت بكتابة هذا الخطاب من أجله، كأن تقول: (وإنني أرفع إليكم بهذا الخطاب وذلك بخصوص طلب إجازة، أو مساعدة، أو نقل، أو ترقية، أو تظلم، أو شكوى). عاشرًا: تبدأ بكتابة الأسباب الدافعة للبحث عن طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير، والتي لم تترك لك أي خيار آخر سوى كتابة الخطاب، حيث يتم كتابة الأسباب والتي تتمثل في الظروف والمعاناة، بصيغة سهلة ومختصرة ومفيدة وترتيبها حسب الأهم.
اطلع على: خطاب إعفاء كتابة خطاب ولذلك وبعد أن عانيت معاناة شديدة ولم أجد حلا سوى كتابة خطاب إلى سعادتكم موضحا من خلاله كل الظروف التي أتكبدها، وجميع المعاناة التي أعانيها، وجميع الصعاب التي تواجهني وأمر بها، وجميع العثرات التي تعرقل سير تنفيذ مهنتي كمعلم وصانع الجيل القادم. فأملي كبير بالله ثم بكم، فأنتم ملاذي وملجأي، وسندي بعد الله سبحانه، وما تقدمت إليكم ب كتابة خطاب إلا بعد أن بلغ بي التعب والإرهاق مبلغه، بالإضافة لما رأيناه وشاهدناه من جانبكم من التعاون الكبير مع المعلم، وتذليل من أمامه كافة الصعاب والمعوقات، وتسهيل كل ما من شأنه يصب في تسهيل عمل المعلم. كما أن هناك كثير من الطرق التي يعمد إليها المعلمون من أجل النقل أو التكليف من منطقة إلى منطقة أخرى، وتظل من أفضل الطرق نجاحا هي طريقة كتابة خطاب، توضح من خلاله طلبك للنقل والأسباب الدافعة له. وإنني أرفع إلى الله ثم إلى مقامكم هذا الخطاب ملتمسا منكم العون والمساعدة في التوجيه بنقلي أو تكليفي للعمل في أي مدرسة قريبة من مقر سكني ومسكن عائلتي وأسرتي، خصوصا وأن والدتي – حفظها الله تعالي – تعاني من ظروف صحية صعبة. حيث وأنها قامت بعملية زراعة كلى جراء ما كانت تعانيه من الفشل الكلوي المزمن، وعلى إثره كانت تخضع للغسيل ثلاث مرات في الأسبوع مما أتعبها وأنهك جسدها، والآن وبفضل الله ثم بفضل مقام سيدي ومولاي خادم الحرمين الشريفين تم إجراء عملية زراعة كلى لها.
القاعدة الرابعة: لا تنس تحديد موضوع طريقة كتابة خطاب، فلا بد من الإشارة إليه بشكل مختصر، مثل: طريقة كتابة خطاب مساعدة لغرض الزواج، أو طريقة كتابة خطاب لغرض سداد قرض. القاعد الخامسة: من الضروري توجيه الشكر والتقدير والعرفان إلى الشخص أو الجهة التي تود أن ترسل إليها الخطاب، مثل: سيدي ومولاي جلالة الملك سلمان بن عبدالعزيز رعاكم الله. إلى صاحب السمو الملكي الأمير محمد بن سلمان حفظكم الله. إلى وزير العمل المحترم. إلى أهل الخير بارك الله فيكم. القاعدة السادسة: لا بدَّ من تخصيص فقرة لتوضيح مضمون طريقة كتابة خطاب أو الطلب الذي ترغب في تقديمه أو إرساله، ويلزم الابتعاد عن الإطالة والدخول في تفاصيل لا طائل منها، فكلما كان الخطاب دقيقًا ومختصرًا وواضحًا كلما كان تلقي الرد عليه سريعًا وعاجلًا. القاعدة السابعة: تقديم الدعاء والتحية للجهة التي قدمت إليها طريقة كتابة خطاب؛ لأنَّ هذا أمر مهم يتم بواسطته إغلاق الخطاب. القاعدة الثامنة: تسجيل المعلومات الشخصية للمتقدم بطريقة كتابة خطاب؛ حتى يسهل التواصل معه من جهة، ومصداقية الخطاب من جهة ثانية، وتتضمن تلك المعلومات ما يأتي: الاسم: والذي يجب تدوينه بشكل كامل كما هو في بطاقة الأحوال.
صندوق البريد 11565 الرمز البريدي 61352 0114645943 0114631294 8001247247 شركة سلامة للتأمين التعاوني مركز بن حمران الطابق الثاني شارع التحلية – مكتب رقم (207)، (210) – جدة ص.